НАВІЩО ВІЗУАЛІЗУВАТИ ПРОЦЕСИ І СТВОРЮВАТИ КАРТИ ПРОЦЕСІВ - Юрий Ващенко
Моделювання бізнес-процесів дає можливість створювати карти процесів. Карти й описи процесів допомагають зробити потоки робіт у компанії більш видимими (візуалізованими). Візуалізація процесів поліпшує комунікацію і розуміння, забезпечує спільну точку відліку для тих, хто залучений у робочий процес. Карти побудови бізнес-процесів часто використовують, щоб показати, як наразі виконується робота в компанії. Можна сказати, що це моментальне фото, яке показує специфічне поєднання функцій, активностей, робіт, входів, виходів. Це поєднання використовує ваша організація, щоб доставити певну цінність (value) для споживачів. Карти допомагають вам документувати ваш унікальний шлях до задоволення клієнтів.
Аналізуючи бізнес-процеси, зображені на картах, ви зможете підвищити задоволеність клієнтів. Для цього доведеться визначити кроки, які призведуть до зниження загальної тривалості процесу, зниження браку, зниження витрат, збільшення продуктивності. Карти допоможуть вам усунути з процесу кроки, які є зайвими, тобто не додають цінності в кінцевий продукт. Завдяки побудові бізнес-процесів ви зможете встановити ключові показники ефективності процесів, які відображатимуть очікування клієнтів.
Для прикладу. Одна виробнича компанія, пройшовши семінари з бізнес-моделювання, задокументувала свій процес продажів. Керівники з подивом виявили, що надання комерційної пропозиції (КП) клієнтам дуже сильно затягує інженерний відділ. Інженери-перфекціоністи хотіли зробити свої розрахунки максимально бездоганними, тому постійно затягували строки. Їм завжди бракувало даних, вони засипали клієнтів додатковими запитаннями, чим викликали роздратування. Клієнти отримували КП значно пізніше, ніж розраховували. У підсумку клієнт обирав КП конкурентів не тому, що вони були дешевші чи якісніші, а тому що він отримував їх раніше. Компанія ухвалила рішення провести реінжиніринг (моделювання) бізнес-процесів, щоб максимально спростити процес продажів і скоротити час підготовки комерційних пропозицій.
Карти й описи процесів, звісно, можуть бути використані для моделювання бізнес-процесів, тобто для візуалізації того, як ви хочете, щоб виконувалася робота в організації. Якщо взяти очікування і вимоги клієнтів і піддати ретельному аналізу актуальні карти бізнес-процесів, то можна поступово намалювати іншу картину потоку робіт. Картину, яка допоможе вам проілюструвати інший, досконаліший спосіб створення цінності для споживача. Загалом, якщо йдеться про організаційний дизайн, реінжиніринг процесів або бенчмаркінгові проєкти, то завжди бажано документувати бізнес-процеси. Важливо пам'ятати, що без валідної (адекватної) карти процесів складно провести справжні зміни в процесах компанії. Завжди є ризик завдати більше шкоди, ніж користі, непродуманим втручанням у живу тканину робочих процесів.
