ЗАЧЕМ ВИЗУАЛИЗИРОВАТЬ ПРОЦЕССЫ И СОЗДАВАТЬ КАРТЫ ПРОЦЕССОВ - Юрий Ващенко
Моделирование бизнес-процессов дает возможность создавать карты процессов. Карты и описания процессов помогают сделать потоки работ в компании более видимыми (визуализируемыми). Визуализация процессов улучшает коммуникацию и понимание, обеспечивает общую точку отсчета для тех, кто вовлечен в рабочий процесс. Карты построения бизнес-процессов часто используются, чтобы показать, как в настоящий момент выполняется работа в компании. Можно сказать, что это моментальное фото, которое показывает специфическое сочетание функций, активностей, работ, входов, выходов. Это сочетание использует ваша организация, чтобы доставить определенную ценность (value) для потребителей. Карты помогают вам документировать ваш уникальный путь к удовлетворению клиентов.
Анализируя бизнес-процессы, которые изображены на картах, вы сможете повысить удовлетворенность клиентов. Для этого придется определить шаги, которые приведут к снижению общей продолжительности процесса, снижению брака, снижению затрат, увеличению продуктивности. Карты помогут вам устранить из процесса шаги, которые являются лишними, то есть не добавляют ценности в конечный продукт. Благодаря построению бизнес-процессов, вы сможете установить ключевые показатели эффективности процессов, которые будут отражать ожидания клиентов.
Для примера. Одна производственная компания, пройдя семинары по бизнес-моделированию, задокументировала свой процесс продаж. Руководители с удивлением обнаружили, что предоставление коммерческого предложения (КП) клиентам очень сильно затягивается инженерным отделом. Инженеры-перфекционисты хотели сделать свои расчеты максимально безупречными, поэтому постоянно затягивали сроки. Им всегда не хватало данных, они засыпали клиентов дополнительными вопросами, чем вызывали раздражение. Клиенты получали КП гораздо позже, чем они рассчитывали. В итоге, клиент выбирал КП конкурентов не потому что они были дешевле или качественней, а потому что он получал их раньше. Компания приняла решение провести реинжиниринг (моделирование) бизнес-процессов с тем, чтобы максимально упростить процесс продаж и сократить время подготовки коммерческих предложений.
Карты и описания процессов, конечно же, могут быть использованы для моделирования бизнес-процессов, то есть для визуализации того, как вы хотите, чтобы выполнялась работа в организации. Если взять ожидания и требования клиентов и подвергнуть тщательному анализу актуальные карты бизнес-процессов, то можно постепенно нарисовать другую картину потока работ. Картину, которая поможет вам проиллюстрировать другой, более совершенный способ создания ценности для потребителя. В общем, если речь идет об организационном дизайне, реинжиниринге процессов или бенчмаркинговых проектах, то всегда желательно документировать бизнес-процессы. Важно помнить, что без валидной (адекватной) карты процессов сложно провести настоящие изменения в процессах компании. Всегда есть риск принести больше вреда, чем пользы, непродуманным вмешательством в живую ткань рабочих процессов.
